○下市町水道事業文書規程
昭和43年4月1日
企管規程第4号
(趣旨)
第1条 文書の取扱については、別に定めがあるものを除くほか、この規程の定めるところによる。
(文書処理の原則)
第2条 すべて文書は、責任をもつて適正かつ迅速に処理しなければならない。
(禁止事項)
第3条 文書は、上下水道課長(以下「課長」という。)の許可を得ずこれを持出し部外者に示し又はその写しを交付してはならない。
(公文の種類)
第4条 公文の種類は次のとおりとする。
(1) 企業管理規程 法第10条の規定に基づき制定するもの
(2) 公示文
ア 告示 原則として法令の規定に基づき決定した事項を公示するもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(3) 令達文
ア 訓令甲 所属の機関又は職員に対して発する命令で例規的なもの
イ 訓令乙 所属の機関又は職員に対して発する命令で例規的でないもの
(4) 前各号以外の公文
ア 往復文、照会、回答、通知、通達、報告、申請、進達、副申、送付、願、届等
イ その他辞令書、復命書、証明書、契約書、賞状等
2 前項の文書のうち企業管理規程、告示、公示及び訓令甲は下市町公告式条例(昭和46年9月条例第23号)第2条第2項の掲示場に掲示する。
(1) 企業管理規程、告示、訓令甲及び訓令乙 下市町水道事業の名を冠しその種類ごとに公文台帳により庶務係に於て会計年度による1連番号をつける。
(2) 往復文 下市水の記号を冠し庶務係において文書往復台帳により会計年度による番号をつける。ただし、秘の取扱いを要するものについては当該記号の上に「秘」の文字を冠し秘密文書処理簿により会計年度による番号をつける。
(公文の記名)
第6条 公文の記名は管理者名を用いる。ただし、第4条第1項第4号に規定する文書については事案により課長名を用いることができる。
(公印の保管)
第7条 管理者印、課長印は庶務係にて保管する。
(公印台帳)
第8条 公印台帳(第4号様式)を備え、常に整備しておかなければならない。
2 公印を新調し、改刻し、又は廃止したときは、公印台帳の用紙に印影を押印し必要な事項を記入してすみやかに課長に送付しなければならない。
(公印の新調等の告示)
第9条 次の各号に掲げる公印を新調し、改刻し、又は廃止したときはすみやかに告示しなければならない。
(1) 管理者印
(2) 課長印
(3) その他課長が告示する必要があると認めた公印
(公印の種類及び寸法)
第10条 公印の種類及び寸法は、別表第1のとおりとする。
(公印の使用)
第11条 公印を使用しようとするものは、押印しようとする文書に決裁を受けた起案文書を添えて当該公印を保管する者に提示し照合を受けなければならない。
(文書等の収受及び配付)
第12条 水道事業に到着した文書等は、庶務係において収受し、次の各号に定めるところにより処理する。
(1) 電報又は特殊取扱の郵便物(速達郵便物を除く。以下この条において同じ。)による文書以外の文書で管理者及び課長あてのものはすべて開封し、文書往復台帳に必要な事項を記入し、収受印を文書の余白に押し、収受番号を記入のうえ主務係に配付する。この場合において訴訟、審査請求その他の不服の申出その他収受の日時が権利の得喪又は変更に関係ある文書にあつてはその余白に収受の時刻を記入して取扱者はこれに認印の上封筒を添付し現金小切手等の金券を添えてある文書にあつては金券収受簿に必要な事項を記入し、当該金券を主務係に配付する。
(2) 電報又は特殊取扱いの郵便物による文書以外の文書で前号の文書以外のものの刊行物、ポスター等はそのまま主務係又は名あて人の所属する係に配付する。
(3) 電報は、開封し電報収受簿に必要な事項を記入し主務係又は名あて人の所属する係に配付する。
(5) 前4号の規定にかかわらず「親展」の表示ある文書等開封を不適当と認められるものは封をしたまま親展文書等収受簿に必要な事項を記入し封筒(電報の場合はその余白)に収受印を押して(工事入札書等の場含は収受時刻を記入する。)名あて人に配付する。
(6) 物品は物品収受簿に必要な事項を記入し主務係又は名あて人の所属する係に配付すること。ただし、軽易な文書については本文の手続を省略することができる。
(左横書きの原則)
第13条 文書は左書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについてはこの限りでない。
(1) 企業管理規程、訓令甲、告示及び公示(これらのものに含まれる様式を除く。)
(2) 法令の規定により様式を縦書と定められているもの
(3) 他の官公署で様式を縦書と定めるもの
(4) 表彰状、その他これに類するもの
(5) 祝辞、その他これに類するもの
(6) その他課長が特に縦書を適当と認めるもの
(起案)
第14条 すべての事案の処理は、文書によるものとする。
2 文書の起案は、起案用紙(別紙様式)を用いて行なわなければならない。ただし、定例的な事案であらかじめ主務係の長が定める簿冊若しくは書式で処理し又は軽易な事案で文書の余自に朱書し若しくは符せん紙を用いて処理することが適当であると認めたものは、この限りでない。
3 文書を起案するときは、起案理由を明記するとともに関係書類を添えなければならない。この場合において、定例的又は軽易なものについては起案理由の起載を省略することができる。
(回議)
第15条 回議は関係課員、課長補佐、主幹、課長、管理者の順序によるものとする。
(合議)
第16条 他係に関係ある事案は、所長に回議した後関係係に合議するものとする。
(廃案等の場合の処理)
第17条 起案が廃案となつたときは又はその内容が修正されたときは、合議した関係の係にその旨を通知しなければならない。
第18条及び第19条 削除
(文書の浄書)
第20条 決裁を受けた起案文書の浄書及び校合は、庶務係において行なう。ただし、次に掲げる起案文書の浄書及び校合は主務係において行なうものとする。
(1) 課長名で施行する文書
(2) 会計に関する文書
(3) 条例、規則、告示、訓令、契約等
(4) 図表、設計書、附属文書で専門的技術を要するもの
(5) その他課長が主務係において浄書及び校合することを適当と認める文書
(公印及び契印の押印)
第21条 施行する文書には公印を押し、決裁を受けた起案文書と契印をもつて割印しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず軽易なものは、公印を省略することができる。
(文書の発送)
第22条 文書の発送は、庶務係が行なう。
2 文書を発送しようとするときは、当該文書に決裁を受けた起案文書を添えて庶務係に送付しなければならない。
3 庶務係において文書を発送したときは、起案文書に施行印を押して文書往復台帳に必要な事項を記入して主務係に返付しなければならない。
(文書の編集及び保存)
第23条 完結した文書は、編集して保存しなければならない。
(文書の保存期間)
第24条 完結した文書の保存期間は、次の5種とする。
第1種 永年保存
第2種 20年
第3種 10年
第4種 5年
第5種 1年
2 前項の保存期間は、文書の完結の日の属する会計年度の翌年度の日から起算する。
(文書の種類)
第25条 文書の種類は、別表第2に掲げる基準により定めるものとする。
(準用)
第26条 この規程に定めるもののほか、文書の処理等に関し必要な事項は課長が定める。
(文書の廃棄)
第27条 保存の年限を経過し、保存の必要のなくなつた文書は、管理者を経て廃棄しなければならない。
2 文書の廃棄は、裁断、焼却等により完全に行なわなければならない。
附則
この規程は、昭和43年4月1日から施行する。
附則(平成27年4月1日企管規程第6号)
この規程は、平成27年4月1日から施行する。
別表第1
公印の種類及び寸法
下市町水道事業管理者の印 | 下市町水道企業出納員の印 |
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別表第2
第1種 永年保存
1 条例、規程又は訓令甲に関するもの
2 各種原簿台帳で特に重要なもの
3 契約等に関するもので特に重要なもの
4 訴訟に関するもので重要なもの
5 統計及び研究資料で特に重要なもの
6 人事に関するもので特に重要なもの
7 予算決算又は出納に関するもの
8 前項に掲げるもののほか永年保存を必要とされるもの
第2種 20年保存
1 訓令乙、告示、公告又は内規に関する重要なもの
2 契約等に関するもので重要なもの
3 ほう賞又は表彰に関するもので重要なもの
4 各種原簿台帳で重要なもの
5 前項に掲げるもののほか20年を必要とされるもの
第3種 10年保存
1 各種原簿台帳
2 統計及び研究資料のもの
3 人事に関する重要なもの
4 報告、届出、復命又は調査に関する重要なもの
5 前項に掲げるもののほか10年保存を必要とされるもの
第4種 5年保存
1 訓令乙、告示、公告又は内規に関するもの
2 予算、決算又は経理に関する重要なもの
3 ほう賞又は表彰に関するもの
4 前項に掲げるもののほか5年保存を必要とされるもの
第5種 1年保存
第1種から第4種までに属しないもの