○下市町文書取扱規程
平成15年6月27日
規程第4号
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、下市町(以下「本庁等」という。)における事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、本庁等の職員がその分掌事務に関して職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録)その他これに類するものから出力されたものをいう。
(文書事務の原則)
第3条 文書事務は、正確かつ迅速、丁寧に行い、その処理経過を明らかにするとともに、文書の所在等に関して常に把握が可能な状態を維持する等、適正な管理を図り、事務能率の向上に努めなければならない。
(財務監理課の責務)
第4条 財務監理課長は、本庁等における文書事務全体を総括し、文書の管理が適切に行われるよう、運営、指導及び改善等に努めなければならない。
(課長の責務)
第5条 各課等の長(以下「課長」という。)は、常にその課における文書の事務が適性かつ円滑に行われるよう努めなければならない。
(文書取扱主任)
第6条 課内等の文書事務を円滑に行うため、各課に文書取扱主任を置くものとする。
2 文書取扱主任は、各課長が指名する者をもつて充てる。
3 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 課内等の文書事務についての指導及び改善
(2) 各課等で管理する文書の整理、保管、移し替え、保存及び廃棄に関する作業の指揮
(3) その他文書の取扱いについて必要な事項
(文書の種類)
第7条 文書の種類は、次のとおりとする。
(1) 例規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
ウ 規程(訓令) 町長が所属機関又は職員一般に対し公表の必要があり、内容が比較的簡易な職務上の基準となるもの
エ 要綱 事務を処理するに当たつての基本となる事柄をまとめたもの
(2) 公示文書
ア 告示 原則として法令の規定に基づき決定又は処分した事項を公示するもの
イ 公告 告示以外で一定の事項を公示するもの
(3) 往復文書
照会、回答、依頼、通知、報告、通達、申請、指令、送付、副申、進達、勧告、建議、諮問、答申、届、願等
(4) 内部文書
復命書、上申、内申、事務引継書、辞令書等
(5) その他の文書
証明書、許可書、契約書、議案書、請願書、陳情書、儀礼書、賞状等
第2章 文書の受領、収受及び配付
(文書等の受領及び配付)
第8条 本庁等に到達した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務課において受領し、配付については次に定めるところによるものとする。
(1) 文書等は、配布先が明らかでないものを除き、開封しないで、文書配付棚を通じて各課所等に配付する。
また、特殊文書受付簿への記入を行つた文書については、受付日付印の所定の欄に特殊文書受付簿の番号を転記しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、当該文書等の内容に係る事務を担当する課や出先機関(以下「主務課等」という。)に直接到達したもの及びファクシミリ又は電子メールにより送信されたものは、主務課等において受領するものとする。
3 複数の課に関連のある文書等は、最も関係の深いと判断した主務課等に配付するものとする。
(休日及び勤務時間外に到着した文書等の処理)
第9条 休日及び勤務時間外に到着した文書等は、当直者が受領し、勤務時間開始後速やかに総務課に伝授しなければならない。ただし、電報や速達その他急を要する文書等は、関係者に連絡して指示を受けなければならない。
(送料の不足又は未納の文書の受領)
第10条 送料の不足又は未納の文書等、又は官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを受領することができる。
2 簡易な庁内等の往復文書、カタログ、新聞、図書、案内書等これらに類する文書及びその他主務課長が適当と認めたものについては、受付日付印の押印並びに文書件名簿による収受手続きを省略することができる。
3 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係があると認められたものは、受付日付印の下に収受時刻を記載し、かつ取扱者の認印を押印し、その封皮を添付しなければならない。
(収受文書の返還等)
第12条 配付受領文書等で、その主管に属さないものがあつたときは、直接他の課に転送することなく、総務課に返送しなければならない。ただし、町の所管に属さない文書等は、総務課において返送又は転送の手続きをとるものとする。
第3章 文書の処理
(文書の処理)
第13条 各主務課等において課員(所員、室員を含む。)が交付を受けた文書は、上司に供覧し、直ちにこれを処理しなければならない。ただし、事務の性質上、直ちに処理することが困難な場合は、この限りでない。
2 他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該課長に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。
(起案)
第14条 文書の起案は、起案用紙(様式第4号)を用いて行わなければならない。ただし、軽易な事案で文書の余白を利用し、若しくは符せんを用いて処理することが適当であると認められるものは、この限りでない。
2 文書を起案するときは、起案理由を明記するとともに、必要に応じて関係書類を添えなければならない。この場合において、定例的又は軽易なものについては、起案理由の記載を省略することができる。
3 起案文書には、起案の際、第31条の規定により定める文書分類表による分類番号及び保存期間を起案用紙の「文書分類番号」欄及び「保存期間」欄に記入しなければならない。
(回議)
第15条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。
2 回議を受けた上司が、起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。
3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの起案書を添え処理の経過を明らかにするものとする。
(合議)
第16条 他の課に関係のある事案は、主務課長に回議した後関係課長に合議しなければならない。
2 緊急に決定を要する事案で複雑なもの又は合議課が多い場合は、前項の規定にかかわらず、関係課長等の会議をもつて合議することができる。この場合、起案書には会議の顛末書を添付して回議しなければならない。
(合議文書の取扱い)
第17条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。
2 合議を受けた関係課長は、合議事項について意見を異にするときは、主務課長と協議して修正することができる。
3 前項の場合において、協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。
(廃案等の場合の措置)
第18条 起案が廃案となつたとき又はその内容が修正されたときは、合議した関係課長にその旨を通知しなければならない。
(文書の審査)
第19条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の決裁を経た後他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課長の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。
(1) 条例案、規則案、規程(訓令)案、告示案及び公告案
(2) 議案書案
(3) 行政上及び民事上の争訟に関する事案
(4) 指令案、賞状案、表彰案及び感謝状案
(起案の持回り)
第20条 秘密の取扱いを要する起案文書及び重要又は異例の起案文書を回議し、又は合議するときは、起案者又はその上司は、当該起案文書を持回らなければならない。
(決裁)
第21条 決裁権者は、起案書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。
(決裁文書)
第22条 町長又は副町長の決裁を要する文書が決裁になつたとき(他の執行機関と合議を要するものについては、合議を終えたとき)は、総務課において原議に決裁済みの年月日を記入し、速やかに、これを主務課に返付しなければならない。
第4章 文書の執行
(浄書)
第23条 決裁文書の浄書は、主務課等において行う。
(令達件名簿)
第24条 条例若しくは規則を公布し、又は規程等を発するときは、総務課において令達件名簿(様式第5号)に所要事項を記載しなければならない。この場合において、令達件名簿は、条例、規則及び規程等の各区分ごとに整理するものとする。
(文書記号及び文書番号)
第25条 文書には、次の各号に定めるところにより、文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)を付けなければならない。ただし、軽易な文書のほか、主務課長が必要でないと認めた文書についてはこれを省略することができる。
(1) 例規文書には、町名を冠し、各その区分に従い令達件名簿の番号により、暦年による一連番号を付す。
(2) 公示文書には、町名を冠し、告示番号簿(様式第6号)により、暦年による一連番号を付す。
(3) その他文書のうち、議案書には、議案番号簿(様式第7号)により、暦年による一連番号を付す。
(4) 往復文書及びその他文書には、町名及び課の首字一字を冠し、文書件名簿による会計年度ごとの一連番号を付す。
(記名及び公印)
第26条 公文の記名は、原則として町名又は町長名を用いるものとする。ただし、往復文書等において事案により副町長名、課長名又は出先機関の長名等を用いることができる。
(1) 当町の機関にあてた文書(許可、認可等の処分に関する文書その他特に重要な文書を除く。)
(2) 町の機関以外にあてた文書のうち、次に掲げるもの及びその他軽易なもの
ア 刊行物、資料等の送付
イ 法的効果を伴わない軽易な文書
ウ 資料に関する照会及び回答
(3) 儀礼的文書のうち、式辞、祝辞及び書簡等
(公印の印影印刷)
第27条 施行する文書のうち、件数が非常に多く、かつ、特定期間に集中するものについては、公印規程別表に規定する公印管理者の承認を受け、公印の押印に代え、公印の印影を印刷することができる。この場合において、公印の使用については、前条の規定を準用する。
(文書の発送)
第28条 文書の発送は、主務課において文書件名簿に所要事項を記入し、発送者の押印をした上、次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒は封かんすること。
(2) 小包その他特別の包装を必要とするものは、荷造りし、送付先を明記すること。
(3) 特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。
2 往復文書等のうち、緊急を要するもの又は指示があるものについては、ファクシミリ又は電子メールにより発送することができる。
3 郵送する文書等は、主務課から財務監理課に回付しなければならない。ただし、急を要するものについては、この限りでない。
4 財務監理課は、前項の文書等の回付を受けたときは、即日これを発送しなければならない。ただし、事務の都合上急を要しないものは、翌日発送することができる。
(発送の処理)
第29条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最小の経費で発送するように努めなければならない。
2 文書の発送は、郵送又は使送の方法により行う。ただし、必要があるときは、自動車便又は鉄道便等を利用することができる。
第5章 文書の整理及び保管
(文書の整理)
第30条 文書の整理は、簿冊により行う。
2 簿冊には、背表紙及び表紙に次に掲げる事項を記入したラベル(様式第9号)を貼附しなければならない。
(1) 作成年度
(2) 簿冊名
(3) サブタイトル
(4) 文書分類番号
(5) 保存年限
(6) 保存年限満了年
(7) 課名
3 簿冊の形状等により前項に定めるラベルを背表紙に貼附するのが困難なものは、表紙又は見やすい位置に表示する。
4 原則として3年保存以上の簿冊には、索引目次(様式第10号)を作成し、簿冊の最初のページに添付しなければならない。
(文書分類表)
第31条 事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、別に定める文書分類表の分類番号に従つて分類し、整理しなければならない。
2 各課は、次に掲げる事由が生じ、文書分類表の分類項目の変更が必要となつた場合は、文書分類表変更届(様式第11号)を財務監理課に提出しなければならない。
(1) 新たな事業等が生じ、文書分類表の分類項目に追加が必要となつた場合
(2) 文書の移し替えや廃棄の際に、簿冊の保存年限等の見直しを行つた場合
(3) 新しい事務分掌が設けられること等により、既存の分類項目では文書の分類が困難な場合
(4) 各分類項目における文書量が多くなり、文書の検索に不都合が生じた場合
3 財務監理課は、前2項に定める変更内容を確認のうえ、速やかに文書分類表を変更し、新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
(簿冊の編さん)
第32条 完結文書は、毎件施行月日の順に整理しなければならない。
2 事案が2年以上にわたるものは、当該事案が完結した年又は年度に属する文書として編さんする。
3 文書に添付された図面及び資料等で当該簿冊に編集することが困難なものは、適宜箱若しくは袋を用いる等最適な方法で整理し、関係簿冊にその旨を記載するものとする。
4 簿冊は、必要に応じて適宜編冊し、それぞれ分冊番号を記載して整理しなければならない。
(文書の保管)
第33条 文書の保管は、文書取扱主任のもと各主務課等において行う。
2 主務課等における保管の期間は、原則として保存年限起算日より1年間とする。
3 文書の保管は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は、毎年財務監理課の指定する時期に引継ぎを行わない簿冊すべてについて、保管簿冊通知書(様式第12号)を作成し、各課等の文書取扱主任に提出する。
(2) 各課等の文書取扱主任は、保管簿冊通知書と簿冊を対照、確認したうえで、各課長を通じて保管簿冊通知書を財務監理課へ提出する。
(3) 財務監理課は、保管簿冊通知書に受領印を押印し、保管簿冊目録(様式第13号)として原本を保管し、その写しを各課等の文書取扱主任に交付する。
(常用簿冊)
第34条 主務課長は、年度が更新されても使用頻度の高い簿冊を常用簿冊として指定し、保管期間を延長することができる。
2 常用簿冊として指定することができる簿冊は、次に掲げるものとする。
(1) 通年簿冊
(2) 台帳、名簿等の使用頻度の高い簿冊
(文書の移し換え)
第35条 各主務課は、1年間の保管期間の経過した文書のうち、保存年限が満了していない文書を対象に文書の移し換えを行わなければならない。
2 文書の移し換えは、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 財務監理課は、毎年移し換えすべき簿冊について管理している保管簿冊目録から簿冊保存指示書(様式第14号)を作成し、各主務課の文書取扱主任に交付する。
(2) 各主務課の文書取扱主任は、簿冊保存指示書と簿冊を対照したうえで、保存書庫に運び、指定された場所に簿冊を収納する。
(3) 各主務課の文書取扱主任は、簿冊保存指示書に移し換えの年月日を記入し、財務監理課へ提出する。
(4) 財務監理課は、各主務課から提出された保存簿冊指示書をもとに各主務課保存書庫へ移し換えされた簿冊の確認を行つた後、受領印を押印し、原本をそれぞれ保存簿冊目録(様式第15号)として管理する。
(5) 財務監理課は、前号に定める保存簿冊目録の写しを各主務課の文書取扱主任へ交付する。
(文書の引継ぎ)
第36条 各主務課は、完結文書が第31条第2項に定める期間を経過した場合において、11年以上の保存を要する重要な文書については財務監理課へ移管し、保存書庫に収納しなければならない。
2 文書の引継ぎは、次に定めるところにより行うものとする。
(1) 担当者は、引継ぎの対象となる文書について保存簿冊引継書(様式第16号)を作成し、当該簿冊を添えて各主務課の文書取扱主任に提出する。
(2) 各主務課の文書取扱主任は、提出を受けた保存簿冊引継書と簿冊を対照したうえで、財務監理課の指定する日に保存書庫の指定された場所に収納し、各課長を通じて保存文書引継書を財務監理課に提出する。
(3) 財務監理課は、提出のあつた保存文書引継書に受領印を押印し、原本を保存文書原簿として保管し、その写しを各主務課の文書取扱主任に交付する。
(文書の保存年限)
第37条 文書の保存年限は、特に定めのあるものを除き、次の5種とする。
(1) 第1種 (11年以上保存)
(2) 第2種 (10年保存)
(3) 第3種 (5年保存)
(4) 第4種 (3年保存)
(5) 第5種 (1年保存)
3 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。
第6章 文書の保存及び廃棄
(1) 11年以上保存文書 財務監理課
(2) 前号に掲げる文書以外の文書 各主務課
2 各主務課は、文書取扱主任のもと、毎年総務課から提出される保存簿冊指示書に従い、移し換えの対象となる文書を保存書庫に収納し、適切に保存しなければならない。
(保存書庫の管理)
第39条 11年以上保存文書に係る保存書庫の管理は、財務監理課において行うものとする。
2 財務監理課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書分類の区分により文書を配置すること。
(2) 各主務課において文書の保存のために書庫を必要とする場合の書庫の割り振りに関すること。
(3) 11年以上保存文書に係る保存書庫の保守、点検、鍵の管理等に関すること。
3 各主務課に割り当てられた保存書庫は、各主務課が管理する。
4 各主務課は、保存書庫の管理について次に掲げる事務を処理する。
(1) 保存文書を配置とすること。
(2) 保存書庫の保守、点検、鍵の管理等に関すること。
(保存文書の利用)
第40条 保存文書を利用するときは、11年以上文書については財務監理課が、又主務課が保存する11年以上文書以外の文書については文書取扱主任に申し出、それぞれ保存簿冊持出簿(様式第17号)に所要事項を記入しなければならない。
2 保存文書の利用期間は、原則として1週間以内とする。
3 保存文書を返却するときは、当該簿冊を元の位置に収納した上で、保存簿冊持出簿に必要事項を記入し、財務監理課又は各主務課の文書取扱主任の確認印を受けなければならない。
4 財務監理課及び各主務課の文書取扱主任は、必要に応じ、保存文書と保存簿冊持出簿の照合及び点検をしなければならない。
(文書の廃棄)
第41条 各主務課は、文書取扱主任のもと、財務監理課から提出される簿冊廃棄指示書(様式第18号)に従い、保存年限の満了した文書を対象に、毎年、別に定める文書整理期間中に文書の廃棄を行わなければならない。
2 文書の廃棄は、次に掲げる方法により行うものとする。
(1) 財務監理課は、廃棄する必要がある簿冊について、管理している保存簿冊目録から簿冊廃棄指示書を作成し、各主務課の文書取扱主任に交付する。
(2) 各主務課の担当者は、交付された簿冊廃棄指示書に示されている簿冊が廃棄可能か否かを確認する。
(3) 前号において廃棄が可能と判断された簿冊は、財務監理課が指定する場所に運ぶ。
(4) 各主務課の文書取扱主任は、簿冊廃棄指示書に廃棄年月日を記入し、作業結果として財務監理課に提出する。
(5) 財務監理課は、各主務課から提出された簿冊廃棄指示書をもとに運び出された簿冊及び保存書庫の確認作業を行つた後、受領印を押印し、原本を廃棄簿冊目録として管理する。
(6) 財務監理課は、前号に定める廃棄簿冊目録の写しを各主務課の文書取扱主任に交付する。
3 財務監理課は、文書を廃棄する前に町史等の編さんに必要な文書の保存のために廃棄簿冊目録を文化財担当課に送付する。
4 文化財担当課は、廃棄簿冊目録に示された簿冊のうち、歴史的資料として保存が必要と判断されるものがあつた場合は、財務監理課に連絡し、当該簿冊を文化財担当課へ移管しなければならない。この場合、当該簿冊を廃棄簿冊目録から抹消した上で、当該簿冊の保存年限の変更及び背表紙等の表示の変更をしなければならない。
5 財務監理課は、廃棄対象の簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処理の上、処分する。
(保存期間の変更)
第42条 廃棄簿冊指示書に示されている簿冊のうち、特に保存期間の延長が必要と判断されるものについては、各主務課の文書取扱主任を通じて保存期間延長届(様式第19号)を財務監理課に提出し、合意の上、保存年限を変更することができる。
第7章 補則
(出先機関の文書の取扱い)
第43条 出先機関における文書の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成15年7月1日から施行する。
(下市町文書編さん保存規程の廃止)
2 文書編さん保存規程(昭和47年4月訓令甲第6号)は、廃止する。
附則(平成17年3月30日規程第4号)
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成25年7月1日規程第9号)
この規程は、平成25年7月1日から施行する。
別表
文書保存年限基準表
保存年限 | 属する文書の種類 |
第1種 (11年以上) | 次に掲げるもの 1 条例、規則、告示、規程(訓令)、要綱、内規に関するもの 2 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通牒及び往復文書で11年以上保存の必要があるもの 3 町史の資料となるもの 4 契約、協定、認可又は許可に関する特に重要なもの 5 異議の申立、訴願、訴訟及び和解に関する重要なもの 6 請願、陳情、要望に関する重要なもの 7 褒賞、儀式、表彰に関する重要なもの 8 調査、統計、報告、証明等で特に重要なもの 9 任免、服務、賞罰、身分等の人事に関する書類で重要なもの 10 予算、決算及び出納に関する特に重要なもの 11 財産の取得、公の施設及び町債に関する重要なもの 12 寄付受納に関する重要なもの 13 事務引継に関する特に重要なもの 14 諸税の賦課徴収に関する特に重要なもの 15 退職金及び遣族年金並びに扶助料に関するもの 16 原簿、台帳で特に重要なもの 17 町広報 18 町の分合及び境界変更に関するもの 19 町議会に関する重要なもの 20 町政の基本計画及び施策に関する重要なもの 21 工事に関する特に重要なもの 22 法令に基づく各種台帳 23 その他11年以上保存の必要を認められるもの |
第2種 (10年保存) | 次に掲げるもの 1 告示、規程(訓令)、要綱、内規に関するもので11年以上保存の必要がないもの 2 国又は県の訓令、指令、例規で11年以上保存の必要がないもの 3 契約、協定、認可又は許可に関する重要なもの 4 異議の申立、訴願、訴訟及び和解に関するもの 5 請願、陳情、要望に関するもの 6 褒賞、儀式、表彰に関するもの 7 調査、統計、報告、証明等で重要なもの 8 給与、服務賞罰等の人事に関する書類で重要なもの 9 予算、決算及び出納に関する重要なもの 10 事務引継に関する重要なもの 11 財産の取得、公の施設及び町債に関するもの 12 寄付受納に関するもの 13 原簿、台帳で重要なもの 14 町広報に関する重要なもの 15 官報、県広報等で重要なもの 16 町議会に関するもの 17 町政の基本計画及び施策に関するもの 18 工事に関する重要なもの 19 諸税の賦課徴収に関する重要なもの 20 補助金に関する重要なもの 21 その他10年保存の必要を認められるもの |
第3種 (5年保存) | 次に掲げるもの 1 契約、協定、認可又は許可に関するもの 2 調査、統計、報告、証明等に関するもの 3 事務引継に関するもの 4 給与、服務賞罰等の人事に関するもの 5 予算、決算及び出納に関するもの 6 諸税の賦課徴収に関するもの 7 原簿、台帳 8 町広報に関するもの 9 官報、県広報等 10 工事に関するもの 11 補助金に関するもの 12 その他5年保存の必要を認められるもの |
第4種 (3年保存) | 次に掲げるもの 1 調査、統計、報告、証明等に関する軽易なもの 2 予算、決算及び出納に関する軽易なもの 3 照会、回答その他往復文書に関するもの 4 出勤、遅刻、早退、休暇、出張等の届けに関するもの 5 身分、住所等の届けに関するもの 6 消耗品及び材料に関する文書 7 その他3年保存の必要を認められるもの |
第5種 (1年保存) | 第1種から第4種以外のものでおおむね次に掲げるもの 1 文書の収受、発送、処置に関するもの 2 日誌、調査、報告、通知等で特に軽易なもの 3 軽易な照会、回答、その他の文書 4 処理を終わつた一時限りの願、届け及びこれに関するもの 5 消耗品受け払いに関する特に軽易なもの 6 その他1年保存の必要を認められるもの |
様式第9号(第30条第2項関係) 省略
様式第19号(第42条関係) 省略